Загальна характеристика документів

Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів.

План

1. Документ як основний вид писемного ділового мовлення.
2. Класифікація документів.
3. Вимоги до мови ділових паперів.
4. Документи щодо особового складу.

Документ (з лат. documentum - повчальний приклад, спосіб веден­ня) - це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного зако­нодавства має юридичну силу.

Як джерело та носій інформації документи широко використову­ють у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрі­шньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є під­ставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової ро­боти, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службо­ві, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.

У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

- видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;

- не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;

- бути точним, достовірним і переконливим;

- бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чин­них стандартів;

- містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

- бути придатним для тривалого зберігання.

Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змо­гу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організува­ти чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати ступінь володіння навичками професійного спілкування. Правильно складений та оформлений до­кумент є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього праців­ника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з докумен­тами.

Відповідно до загальних ознак документи поділяють на:

1.За способом фіксації інформації:

письмові - рукописні або виготовлені за допомогою друкарсь­ких пристроїв та розмножувальної техніки;

графічні - документи, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схе­ми, плани);

фото- й кінодокументи - створені способом фотографування й кінематографії (фото- і кіноплівки, фотокартки);

фонодокументи - створюються за допомогою будь-якої систе­ми звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час про­ведення засідань, зборів, нарад тощо).

2. За призначенням:

організаційні - документи, які закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, прави­ла, інструкції тощо);

розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється роз­порядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, нака­зи, вказівки, ухвали тощо);

інформаційні - документи, що містять інформацію про фактич­ний стан справ в установі. Вони є підставою для прийняття розпоряд­чих документів і мають допоміжний характер порівняно з організа­ційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки, протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо)^[1].

3.За назвою:

заява;

автобіографія;

резюме;

протокол;

наказ;

доручення;

розписка тощо.

4. За походженням:

службові - документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;

особисті — документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.

5.За місцем складання:

внутрішні - документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;

зовнішні - документи, які є результатом спілкування між різни­ми установами, організаціями чи службовими особами, що їх пред­ставляють (вхідні та вихідні документи).

6.За формою:

стандартні (типові) - документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язко­вими, строго регламентованими правилами. Документи високого рів­ня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським спосо­бом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;

індивідуальні - документи, які створюють у кожному конкрет­ному випадку для вирішення окремих ситуацій.

7. За терміном виконання:

нетермінові (звичайні, безстрокові) - документи, які розгляда­ють згідно з черговістю надходження;

- термінові - документи, термін розгляду яких визначено зако­ном, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також доку­менти, що мають позначку „Терміново" або „Дуже терміново".

8.За ступенем гласності:

- несекретні (звичайні, для службового користування);

- секретні (таємні) або і{ілком секретні (цілком таємні) — до­кументи цього виду мають спеціальну позначку „Таємно" або „Дуже таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримі­нальної відповідальності.

9.За стадіями створення:

- оригінали - основний вид документа, перший і єдиний його при­мірник;

- копії- це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види ко­пій: а) відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг - копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат - дру­гий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10.За складністю:

- прості - містять інформацію з одного питання;

- складні - містять інформацію щодо двох і більше питань.

11.За терміном зберігання:

- тимчасового зберігання - термін зберігання встановлюють у ме­жах 10 років;

- тривалого зберігання - термін зберігання обмежується 10 роками;

- постійного зберігання - для цих документів не існує терміну дав­ності.

12.За технікою відтворення:

-рукописні;

- відтворені механічним способом;

- відтворені електронним способом.

13.За спеціалізацією:

- загальні;

- з адміністративних питань;

- спеціалізовані - сукупність документів, які взаємодіють, створю­ють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юри­дичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні - створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в прак­тичній діяльності.

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і по­рядок їхнього розташування різний.

3. Вимоги до мови ділових паперів.

Під час складання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно і у певній послідовності розміщувати рекві­зити документа.

2.Текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...

Інститут просить... Ректорат клопочеться...

3. Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

4. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

5. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з метою, потрібний для, в порядку.

6. Уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що... Нагадуємо Вам, що... Підтверджуємо з вдячністю...

У порядку надання матеріальної допомоги...

У порядку обміну досвідом...

У зв'язку з вказівкою...

Відповідно до попередньої домовленості...

Відповідно до Вашого прохання...

7. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...

Беручи до уваги...

Розглянувши...

Вважаючи...

8. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

9.Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після керуючого слова; вставні слова — на початку речення).

10.У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:

Наказую...

Пропоную...

11.Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за за­гальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

12.Надавати перевагу простим реченням. Використову­вати форми ввічливості за допомогою слів:

Шановний...

Високошановний...

Вельмишановний...

Високоповажний...

5. Документи щодо особового складу.

Документи щодо особового складу містять інформацію, що стосується певного суб’єкта (найчастіше одного). До документів з особового складу відносяться заява, характеристика, автобіографія, резюме, скарга.

До документів ставляться певні вимоги: використання спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному

підприємстві (учня, студента).

Автобіографія – це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.